Peringkat jaringan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) Indonesia berada di posisi 67, demikian dilaporkan Forum Ekonomi Dunia dalam The Global Information Technology Report 2009-2010, Kamis (25/3). Peringk at Indonesia masih berada di bawah negara-negara ASEAN lainnya, bahkan Vietnam. Menurut laporan itu indeks jaringan Information and Communication Technology (ICT), yang dikaitkan dengan beberapa hal diantaranya dukungan terhadap perkembangan ekonomi negara, Vietnam berada di peringkat 54. Padahal, seperti yang dikutip dari laporan itu, Indonesia berada di dalam kelompok negara-negara berpendapatan menengah ke bawah (lower middle income), sementara Vietnam masih berpendapatan rendah (low income). Selain Vietnam masih ada Singapura, Malaysia, dan Thailand yang berpringkat lebih tinggi dari Indonesia. Singapura berada di peringkat dua, Malaysia di peringkat 27, dan Thailand di posisi 47. Singapura termasuk dalam kelompok negara berpendapatan tinggi, Malaysia dengan pendapatan menengah, dan Thailand berpendapatan menengah ke bawah. Laporan itu meliputi 133 negara di seluruh dunia dan bertujuan melihat peran teknologi informasi dalam bidang ekonomi, lingkungan hidup, dan pembangunan yang berkelanjutan. Swedia menduduki peringkat pertama negara dengan jaringan teknologi informasi terbaik di dunia, diikuti Singapura, Denmark, Swiss, dan Amerika Serikat. Kelima negara itu adalah negara dengan pendapatan tertinggi di dunia.

BARANG siapa memegang akses informasi, dialah yang akan memenangkan persaingan. Alfin Toffler menulis “mantra” ini dalam bukunya Powershift (1991).

Mantra itu merupakan semacam gambaran nyata tentang situasi bisnis menjelang abad ke-21 ini. Menurut Toffler, kesuksesan suatu perusahaan dan organisasi tidak hanya ditentukan pada kecanggihan proses bisnis serta inovasi barang dan jasa yang dihasilkan, melainkan juga pada bagaimana mereka dapat mengelola dan memberdayakan informasi yang ada pada perusahaan tersebut.

Informasi, juga pengetahuan, tersebar dalam berbagai bentuk. Ada yang mudah dikelola–karena berbentuk dokumen, surat elektronik, halaman web, dan informasi tercatat lainnya–ada yang masih harus dianalisis karena tersimpan dalam database, serta ada juga yang lebih sulit untuk diakses, sebab berupa pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh karyawan atau pihak ketiga. Padahal sering kali justru informasi semacam inilah yang lebih berharga dibandingkan jenis informasi yang tercatat.

Teknologi digital memainkan peranan penting dalam hal ini. Kapasitas simpan komputer yang semakin besar, aplikasi perangkat lunak, dan kecanggihan teknologi internet memberikan keleluasaan bagi perusahaan untuk dapat mengolah semua jenis informasi tadi menjadi pengetahuan yang berguna dan bermakna (knowledge management). Knowledge management bukanlah produk aplikasi, melainkan suatu konsep sistem.

Sistem knowledge management yang efektif akan membuat karyawan secara cepat dan mudah menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga memungkinkan mereka untuk menganalisis informasi secara mudah dan berkolaborasi dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi serta perbedaan waktu.

Salah satu contoh penerapan knowledge management adalah ITCP (Indonesian Technical Cooperation Programmes). ITCP merupakan proyek yang dikembangkan oleh Sekretariat Kabinet Indonesia. Tujuannya untuk berbagi informasi dan keahlian antara Indonesia dengan negara berkembang lainnya. Aktivitas ITCP meliputi pelatihan; studi kunjungan; pertemuan kelompok yang mencakup area pertanian, pendidikan, informasi, sumber alam, perencanaan keluarga, dan sebagainya. Saat ini peserta ITCP tersebar sampai ke 90 negara dengan jumlah mencapai lebih dari empat ribu orang.

Semula proyek ini mengalami banyak kesulitan, tidak hanya dalam proses persiapan dan registrasi, melainkan juga pada proses dokumentasi dan pelaporan. Bagaimana menentukan jenis pelatihan yang paling dibutuhkan; bagaimana mencari dan menentukan kebutuhan akan pakar yang kompeten di bidangnya; bagaimana mengklasifikasikan laporan hasil suatu proyek atau studi agar dapat dimanfaatkan oleh negara lain; merupakan kendala yang dihadapi selama ini dan tidak dapat secara cepat dan optimal ditangani oleh administrasi manual.

Sekretariat Kabinet kemudian memutuskan untuk menggunakan aplikasi berbasis web sehingga kecepatan informasi dapat jauh lebih meningkat, mengingat luasnya area cakupan peserta ITCP. Dengan hanya bermodalkan program penjelajah (browser) dan koneksi ke internet, para peserta dapat dengan mudah memantau laporan proyek serta agenda pertemuan, serta memberikan masukan mengenai kebutuhan akan pelatihan serta pakar.

Masukan ini akan menjadi salah satu faktor penentu dalam pembuatan agenda kegiatan pelatihan ataupun studi. Kemudahan lainnya adalah dalam proses pencarian informasi. Data, dokumen, dan laporan sudah diklasifikasikan dengan beberapa kriteria yang diolah sedemikian rupa, sehingga informasi yang dihasilkan akan optimal dan tepat sesuai dengan kebutuhan dari peserta.

‘One stop service’

Pendekatan yang hampir serupa juga dilakukan oleh United Nations Development Programme (UNDP). UNDP menyediakan suatu fasilitas yang disebut one stop service kepada para stafnya agar dapat mengelola proyek-proyek UNDP di Indonesia. Disebut one stop service, karena semua perangkat lunak (Word, Excell, dan lain-lain), aplikasi database, jadwal kegiatan/kalendar, pendistribusian pekerjaan dan data dapat diakses dengan mudah melalui program penjelajah (browser). UNDP menggunakan program penjelajah agar semua informasi dapat tersaji secara visual, mulai dari proses pemantauan sampai dengan pendeteksian kemajuan dan perkembangannya.

Sistem manajemen proyek berbasis web di UNDP terintegrasi dengan database dan sistem surat-menyurat, sehingga pengguna dapat dengan mudah berkolaborasi baik melalui program e-mail, faksimile maupun dokumen melalui antarmuka (interface) yang sama. Guna mengurangi kesalahan, disediakan juga template untuk setiap dokumen yang sudah baku dan draft pada tiap tahapan proyek yang bila sudah diselesaikan, secara otomatis akan masuk ke langkah selanjutnya dan menjadi semacam tugas (task) untuk pengguna selanjutnya.

Proses aliran pekerjaan ini selain membuat proyek menjadi lebih efisien dan terorganisasi, juga memungkinkan semua pihak melihat sejarah setiap proyek, sehingga memudahkan untuk proses perencanaan selanjutnya seperti sistem database. Pada umumnya akses terhadap data-data yang berhubungan dengan proyek dibatasi dengan simpul-simpul keamanan yang terintegrasi pada tingkat pemakai dan pengelola database.

Sampai saat ini UNDP belum melakukan penghitungan secara rinci mengenai manfaat intranet terhadap pilihan sistem tanpa kertas (paperless system) ini, karena penerapannya baru sebatas penyediaan dokumentasi dalam bentuk intranet, internal memo, pendelegasian pekerjaan, pengumuman, dan katalog. Tapi yang jelas, proses pengambilan keputusan jadi lebih cepat dan efesien. .Tim MediaTek

Disajikan atas kerja sama Media Indonesia dan Microsoft Indonesia.

Simber : http://www.asmakmalaikat.com/go/buku/26082000_1.htm

Knowledge Management di India dimotori oleh perusahaan-perusahaan swasta yang sudah menerapkan KM terlebih dahulu. Perusahaan besar di India banyak yang sudah mengambil langkah global, sehingga KM menjadi salah satu kebutuhan yang tidak terelakkan demi mengatasi persaingan yang mereka hadapi di dunia.

Seperti yang diungkapkan oleh Bapak Andiral Purnomo, Associate Partner Dunamis Organization Services dalam acara MAKE Award beberapa waktu lalu, perusahaan-perusahaan swasta di India yang sudah mengadopsi KM, awalnya cenderung lebih ke pengumpulan data saja. Selanjutnya, kemudian semakin berkembang dengan mengintegrasikan KM ke dalam proses bisnis. Namun, secara keseluruhan KM di India masih ada dalam tahap awal dan hanya ada di seputar beberapa industri saja, seperti consumer goods, perbankan, keuangan serta teknologi informasi.

Berikut ini adalah sekilas implementasi knowledge management di perusahaan swasta di India:

Bharti Airtel
Bharti Airtel adalah salah satu pemenang MAKE (Most Admired Knowledge Enterprise) di India. Perusahaan ini termasuk menonjol dalam hal organizational learning (pembelajaran organisasi) dan mengelola kemampuan customer knowledge. Manoj Kohli, President dari Bharti Airtel mengungkapkan bahwa mereka sangat meyakini bahwa knowledge adalah sebuah differentiator penting dalam bisnisnya dan pengelolaannya akan membantu dalam memberikan value yang lebih besar kepada pelanggan dan value yang terus menerus kepada stakeholder.

Tata Steel
Tata Steel termasuk salah satu perusahaan yang awal dalam mengelola knowledge di India. Sejak 1999, sudah banyak peningkatan dan perubahan yang dilakukan oleh Tata Steel. KM merupakan salah satu perangkat penting yang memungkinkan Tata Steel merajai pasar global hingga kini. Perusahaan ini juga beberapa kali menjadi pemenang ataupun finalis MAKE Award di India maupun Asia.

Infosys
Infosys juga merupakan salah satu pemenang MAKE dan merupakan perusahaan India pertama yang memenangkan Global MAKE Award dalam kurun waktu tiga kali berturut-turut, Infosys menonjol dalam hal organizational learning (pembelajaran organisasi) dan inisiatif dalam hal knowledge management.

Lalu bagaimana peran pemerintah dalam perkembangan KM di India?

Pemerintah India secara aktif mendorong terjadinya KM, yakni melalui pembentukan National Knowledge Commission (NKC) 2005 yang berfungsi sebagai think-tank dalam hal implementasi KM di India. Komite yang beranggotakan 8 orang yang ditunjuk oleh Perdana Menteri India pada tanggal 2 Juni 2005 ini akan memberikan rekomendasi kepada PM India mengenai hal-hal yang berkaitan dengan institusi yang menghasilkan knowledge, serta pemanfaatan dan penyebaran knowledge. Mandat yang dipegang oleh komite tersebut adalah untuk meningkatkan tingkat knowledge di India.

Komite tersebut rencananya akan melakukan langkah-langkah berikut ini:
1. membangun sistem pendidikan yang sesuai dengan tantangan knowledge di abad 21
2. menggalakkan pengembangan knowledge (inovasi)
3. mengembangkan institusi manajemen yang menghasilkan kekayaan intelektual
4. meningkatkan aplikasi knowledge di bidang agrikultur dan industri
5. membantu implementasi KM di pemerintahan supaya lebih efektif, sehingga pemerintah lebih transparan dan bertanggung jawab sebagai pelayan masyarakat.

Sebagian besar rekomendasi yang diberikan oleh NKC sudah diimplementasikan oleh pemerintah, antara lain menyediakan perpustakaan, e-learning serta badan penerjemah. Beberapa hal yang masih harus dibenahi antara lain adalah pendidikan tinggi, pendidikan profesi, entrepreneurship dan lainnya.

Sebelum memberikan rekomendasinya kepada Perdana Menteri, NKC terlebih dulu berkonsultasi dengan berbagai stakeholder dan ahli di tiap bidang yang terkait. Setiap bidang punya kelompok kerja masing-masing yang dikepalai oleh orang yang spesialis di bidang tersebut. Selanjutnya anggota kelompok kerja melakukan rapat beberapa kali untuk memberikan laporan kepada NKC yang selanjutnya melakukan diskusi sebelum memberi rekomendasi kepada PM. Setelah memberi rekomendasi, dilakukan koordinasi dengan Planning Commission of India dan kementerian yang terkait.

Meskipun pada awalnya KM di India dimotori oleh perusahaan swasta, namun pemerintah mengambil langkah-langkah yang strategis dalam mendorong implementasi KM. Perusahaan swasta memang menjadi motor karena tantangan globalisasi yang tak terelakkan, dan mereka patut menjadi salah satu benchmark dari perusahaan global lainnya yang menerapkan KM. Selain itu, langkah pemerintah India untuk aktif mendorong KM juga patut diacungi jempol.

Sumber:

http://www.vibiznews.com/journal.php?id=138&sub=journal&page=str_mgt